Tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
L Arkkitehdit Oy
Kalevankatu 6, 00100 Helsinki
Y 0945582-9
Yhteyshenkilö henkilötietojen käsittelyyn ja tietosuojaan liittyen:
Robert Trapp
[email protected]
p. 040 9022 613
Henkilötietoja käsitellään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja tietosuojalain sallimissa ja edellyttämissä rajoissa.
2. Asiakasrekisteri
Käyttötarkoitus ja oikeusperuste
L Arkkitehdit Oy tarjoaa arkkitehtisuunnittelupalveluja, ja toimeksiantojen toteuttaminen edellyttää projektiin liittyvien henkilötietojen keräämistä ja ylläpitoa. Henkilötietoja käytetään asiakassuhteiden hoitamiseen, ylläpitoon ja kehittämiseen sekä palvelujen tuottamiseen ja sopimuksen mukaisten hankkeiden toteuttamiseen.
Käsittelyn oikeusperuste on sopimuksen täytäntöönpano tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen rekisteröidyn pyynnöstä.
Käsiteltävät henkilötiedot
- Nimi
- Yhteystiedot (osoite, sähköposti, puhelinnumero)
- Organisaation nimi ja y-tunnus sekä mahdollinen edustus
- Asiakassuhteen yksilöivät tiedot (kuten asiakasnumero) ja maksutapahtumatiedot
- Asiakkaan pyynnöstä tallennetut tiedot ja muut tarvittavat tiedot
Tallennuspaikat
Tiedot tallennetaan sähköisesti asiakastietojärjestelmään (Visma Severa), laskutus- ja talousjärjestelmään (Visma Netvisor) sekä yrityksen palvelimelle. Asiakkaiden yhteystietoja voidaan viedä myös uutiskirjepalveluun, kuten kohdassa Markkinointirekisteri kerrotaan.
Säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeellista asiakassuhteen hoitamiseksi ja lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. Tietoja säilytetään kuitenkin pidempään, jos lainsäädäntö tai sopimus niin edellyttää.
Henkilötietojen luovutus
Henkilötietoja voidaan luovuttaa L Arkkitehtien yhteistyökumppaneille toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi. Tietoja voidaan luovuttaa seuraaville tahoille:
- Hankkeen muut konsultit, tuotetoimittajat, palveluntarjoajat tai muut yhteisen suunnitteluprojektin osapuolet. Luovutamme tietoja vain voidaksemme toimia tehokkaasti ja tarjota palveluita tekemämme sopimuksen mukaisesti.
- Kirjanpitäjä ja tilintarkastaja.
- Viranomaiset, kun luovutus perustuu lakisääteiseen velvoitteeseemme.
Asiakasrekisterin tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, lukuun ottamatta uutiskirjepalvelun käyttöä, josta kerrotaan kohdassa Markkinointirekisteri.
3. Markkinointirekisteri (asiakasviestintä)
Käyttötarkoitus ja oikeusperuste
L Arkkitehdit Oy käyttää markkinointirekisteriä yrityksen palvelujen markkinointiin ja asiakasviestintään. Viestit kohdistetaan nykyisille ja potentiaalisille asiakkaille sekä hankkeiden ja yhteistyön osapuolille. Rekisterin avulla lähetämme uutiskirjeitä ja muita sähköisiä viestejä sekä seuraamme viestinnän vaikuttavuutta.
Käsittelyn oikeusperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu: yrityksen palvelujen markkinointi ja asiakasviestintä yritysasiakkaille ja yhteistyökumppaneille. Sinulla on oikeus vastustaa käsittelyä, ja viesteissä on uloskirjautumislinkki.
Käsiteltävät henkilötiedot ja niiden lähteet
- Nimi (etu- ja sukunimi)
- Sähköpostiosoite
- Organisaation nimi
- Uutiskirjeen seurantatiedot: avaus- ja klikkaustiedot ajankohtineen sekä laitetyyppi
- Tieto tilauksen perumisesta
Tiedot on kerätty pääosin asiakassuhteiden, suunnitteluhankkeiden ja yhteistyön yhteydessä: asiakkailta, hankkeiden muilta osapuolilta (esimerkiksi tilaajat, konsultit ja urakoitsijat) ja yhteistyökumppaneilta itseltään sekä L Arkkitehtien asiakastietojärjestelmästä (Visma Severa). Potentiaalisten asiakkaiden osalta tietojen lähteenä on julkiset yritystiedot ja ammatilliset verkostot.
Säilytysaika
Uutiskirjeen vastaanottajan tiedot säilytetään niin kauan kuin viestintä on tarpeen. Tilauksen peruneen vastaanottajan tiedot poistetaan tai merkitään estolistalle, jotta hänelle ei enää lähetetä viestejä. Yhteystiedot, jotka vanhenevat tai palautuvat virheellisinä, poistetaan. Osoitteiden ajantasaisuus tarkistetaan vuosittain.
Seurantatietoja (avaus- ja klikkaustiedot) säilytetään 24 kuukautta. Emme säilytä tietoja tarvetta tai sallittua aikaa pidempään.
Viestien seuranta
Uutiskirjeissämme on seurantatoiminto, joka perustuu näkymättömään seurantakuvaan ja seurantalinkkeihin. Niiden avulla näemme, onko viesti avattu ja onko siinä olevia linkkejä klikattu, sekä milloin. Tietoja käytetään viestinnän vaikuttavuuden seurantaan ja kehittämiseen. Seuranta kohdistuu yksittäiseen vastaanottajaan. Voit estää seurantakuvan latautumisen sähköpostiohjelmasi asetuksista.
Henkilötietojen luovutus ja siirrot
Uutiskirjeet lähetetään MailerLite-palvelulla. MailerLite käsittelee henkilötietoja L Arkkitehtien lukuun henkilötietojen käsittelijänä, ja sen kanssa on tietosuoja-asetuksen edellyttämä käsittelijäsopimus (Data Processing Addendum). Tiedot tallennetaan EU:n alueella sijaitsevaan palvelinkeskukseen (Alankomaat). MailerLite voi siirtää tietoja myös EU:n ulkopuolelle, ja tällöin siirrot perustuvat Euroopan komission vakiosopimuslausekkeisiin.
Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille muuhun tarkoitukseen, ellei laki sitä edellytä.
4. Rekrytointirekisteri
Käyttötarkoitus ja oikeusperuste
Rekrytointirekisteriä käytetään rekrytointiprosessin hallintaan ja toteuttamiseen. Henkilötietoja käsitellään hakijan suostumuksella. L Arkkitehdit Oy:n verkkosivustolla hakijalta pyydetään suostumus ennen hakemuksen lähettämistä sähköpostitse. Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa.
Käsiteltävät henkilötiedot
Hakijan nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite sekä hakemukseen ja ansioluetteloon liitetyt tiedot. Pyydämme hakemuksessa vain työhön liittyviä tietoja. Älä liitä hakemukseen arkaluonteisia tietoja.
Tallennuspaikka ja säilytysaika
Hakemukset tallennetaan suljettuun sähköpostilaatikkoon, jonne on pääsy vain rekrytointiin osallistuvilla henkilöillä ja IT-kumppanilla. Hakemuksia säilytetään yksi vuosi, minkä jälkeen ne poistetaan automaattisesti.
Henkilötietojen luovutus
Hakemuksia ei luovuteta ulkopuolisille. Tietoja voivat käsitellä vain rekrytointiin osallistuvat henkilöt L Arkkitehdit Oy:ssä ja IT-kumppani järjestelmän ylläpidossa.
5. Verkkosivuston kävijätiedot
Verkkosivustomme käyttää kävijämäärien tilastointiin ja sivujen toimittamiseen alla kuvattuja palveluja. Sivuston kävijöistä ei kerätä mainonta- tai profilointitarkoituksiin henkilötietoja.
Kävijätilastointi (Jetpack Stats)
Sivusto käyttää kävijätilastointiin Automattic Inc.:n Jetpack Stats -palvelua. Palvelu tilastoi sivujen katselukerrat, ulos johtavien linkkien klikkaukset, viittaavat osoitteet ja hakusanat sekä kävijän maan. Tilaston tuottamiseksi palvelu käsittelee kävijän IP-osoitetta, selaimen tunnistetietoja (user agent), katseltua ja viittaavaa osoitetta, ajankohtaa ja selaimen kieltä.
Meille näkyy vain yhteenvetotilasto, kuten kävijämäärät ja maat. IP-osoite tai muu yksittäistä kävijää yksilöivä tieto ei näy meille. Palveluntarjoaja säilyttää kävijälokit, jotka sisältävät IP-osoitteen, 28 päivää ja käyttää niitä vain tilaston tuottamiseen. Tilastointi ei perustu kävijälle asetettaviin evästeisiin.
Sivuston tekninen ylläpito
Sivuston palvelinpalvelun tarjoaja ja sisällönjakelua tuottava Cloudflare käsittelevät kävijän IP-osoitetta sivuston toimittamiseksi, tietoturvan ylläpitämiseksi ja häiriöiden selvittämiseksi.
Esittelysivut (Netlify)
Osa sivuston linkeistä johtaa Netlify-palvelussa toimiville esittelysivuille, joilla on oma verkkotunnus. Netlify toimittaa sivut sisällönjakeluverkon kautta ja käsittelee tässä yhteydessä kävijän IP-osoitetta, selaimen tunnistetietoja, katseltua osoitetta ja viittaavaa osoitetta palvelimen lokitiedoissa. Lokitietoja säilytetään alle 30 päivää, eikä Netlify luovuta niitä sivuston ylläpitäjälle. Sivujen toimittamiseen ei liity kävijälle asetettavia seurantaevästeitä.
Oikeusperuste ja siirrot
Käsittelyn oikeusperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu: sivuston toimivuuden ja tietoturvan varmistaminen sekä kävijämäärien tilastointi sivuston kehittämiseksi. Palveluntarjoajat Automattic Inc. ja Netlify Inc. ovat yhdysvaltalaisia yhtiöitä, joten tietoja voidaan käsitellä EU:n tai ETA:n ulkopuolella. Siirrot perustuvat tietosuoja-asetuksen mukaisiin siirtoperusteisiin, kuten Euroopan komission vakiosopimuslausekkeisiin.
Jos otat meihin yhteyttä sähköpostitse tai lomakkeella, käytämme antamiasi tietoja vain yhteydenottoosi vastaamiseen.
6. Rekisteröidyn oikeudet
Asiakaskirjeen tilauksen voi perua milloin tahansa viestin alaosan ”Peru tilaus” -linkistä. Rekisteröidyllä on lisäksi seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä kirjallisesti osoitteeseen [email protected]. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa rekisteröidylle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.
- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat L Arkkitehdit Oy:n käsittelemät henkilötiedot;
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
- vaatia henkilötietojensa poistamista;
- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu;
- saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot L Arkkitehdeille, L Arkkitehdit käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti;
- vastustaa suoramarkkinointia milloin tahansa; ja
- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelystä. Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto (tietosuoja.
7. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu L Arkkitehdit Oy:n järjestelmiin ja uutiskirjepalveluun, joihin on rajattu pääsy vain sellaisille henkilöille, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.
8. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 27.10.2026.